Старомодные списки задач на каждый день не удовлетворяют текущие потребности в продуктивной работе. Так как любое отвлечение ведет за собой отступление от намеченного плана в календаре, что в свою очередь влечет необходимость заново составлять планы и огорчаться своей непродуктивности. А это забирает энергию и не приносит удовлетворения.
GTD - система организации дел, которая решает эту проблему. В ее основании также лежат списки дел, но они выполняются в условиях контекста, времени, сил или приоритетов. Система основана на нескольких принципах:
- Все должно быть собрано в одном физическом (или цифровом) месте, ничего не должно оставаться в голове,
- По каждой задаче или идее необходимо принять решение о следующем действии,
- Если что-то займет не более 2 минут - сделать сразу.
Часто основное беспокойство, которое возникает у нас на работе или дома, происходит из-за большого количества незавершенных задач, которые висят в сознании, и по которым мы не приняли решения о том, что делать. Обычно для большинства задач вы можете определить дальнейшее действие за 10-15 секунд. Также обычно этого никто не делает.
Если что-то занимает ваши мысли - значит ваше сознание несвободно (привет, кэп).
Сознание не перестанет работать над тем, что необходимо сделать какие-то движения по целому ряду вопросов. Это происходит до тех пор, пока вы не запишете это в едином проверенном месте. Оно будет напоминает о незавершенных делах в тот момент, когда вы не можете с этим ничего сделать, тем самым отвлекая Вас и не разрешая Вам сосредоточиться на главном в данный момент времени. Имея все задачи на внешнем носителе, по которым вы совершите некоторые целесообразные действия, вы смело можете говорить своему сознанию - все под контролем.
Процесс GTD (авторский неоригинальный)
Вот так выглядит процесс GTD в авторской обработке (удобно на стенку вешать. По клику - первоисточник)
Сбор всех проблем воедино
Все, что вызывает внутреннее желание что-либо изменить. Все это необходимо заключать в специальный контейнер.
Для физических предметов - ящик.
Для мыслей - блокнот.
Для мыслей - электронные инструменты.
Три условия эффективного сбора информации
- каждый незавершенный цикл - в систему
- минимальное количество контейнеров
- регулярно освобождать контейнеры
Нельзя класть проблемы обратно в систему.
Выясняем что надо сделать - какой физический шаг надо сделать, чтобы продвинуться в проекте.
Проект - что-то, что требует больше нежели один шаг для своего завершения.
Что записывать в календарь?
В календарь записывать лишь то, что необходимо сделать в конкретную дату или в точное время. Также в календарь необходимо добавить информацию, которая может быть полезна в тот день.
Выбрасывайте все, в связи с чем вы ничего не будете предпринимать
Отложенные дела
Someday/Maybe. Стоянка для проектов, которые сегодня нельзя сдвинуть с места. Регулярные напоминания.
СИСТЕМА : Список проектов, следующие действия, записи в календаре.
Важен еженедельный просмотр проблем. Это даст ощущение полноты системы, что ничего не забыто.
Вторая интересная модель ведения проектов - естественный способ планирования.
Основана на естественном ходе мышления.
1. Определение целей и принципов
- Спросить зачем? В чем задача? Ясное понимание цели.
- Стандарты и ценности - принципы. Их понимание должно быть всегда четким.
Принципы определяют критерии для оценки результата.
2. Представить конечный результат
Сформировать в голове четкую картину успеха. Как это выглядит, что вы чувствуете, когда вы достигли успеха.
Если вы слабо представляете конечную успешную картину -
- Взглянуть на проект так как будет он уже совершен
- Как будто был достигнут головокружительный эффект
- Зафиксировать то, что получится (в вашем представлении)
3. Мозговой штурм
Отвечаем на вопрос - Как?
Фиксировать идеи на бумаге или любом другом носителе. Не судите, не оспаривайте, не оценивайте, не критикуйте
Главное - количество, анализ - потом.
4. Организация
После мозгового штурма - организация того, что получилось. В каком порядке, каким образом это должно произойти. Тут можно использовать любые инструменты структурирования.
5. Планирование дальнейших действий
Принятие решение о выделении и перераспределении ресурсов.
- Каковы дальнейшие действия?
- Что конкретно вы готовы совершить физически для начала проекта ?
Как обрабатывать задачи в корзине
Для обработки информации в системе необходимо пределить природу каждого предмета в корзине. 3 правила, которые помогут вам в этом.
- Обрабатывайте проблемы по порядку Решить что собой представляет данный предмет и что требуется от вас.
- Обрабатывайте по одной
- Не возвращайте в корзину ничего
Для всех документов есть только один путь - из корзины. Каковы дальнейшие действия?
Если задача займет меньше 2 мин - сделайте ее сразу же.
Если задача займет более 2 минут и Вы не тот человек, который должен выполнить задачу - перевесить на другого.
Когда необходимо отследить делегированную систему - пометить и поместить в стопку с ожиданиями. Отслеживайте эту группу.
Сознание подобно воде - cтремимся достигать вместе с GTD.
Заключение
GTD придумано для управления. Методология оптимизирует сам процесс движения, но никак не подсказывает куда вам стоит идти. GTD успешно проложит вам путь сквозь джунгли. Главное чтобы джунгли были теми самыми.
